Perhatikan 4 Hal Penerapan Permenaker 1-2017 tentang Struktur Skala Upah

Article

Oct 11

Strategi Penting Penerapan Permenaker 1/2017, Apakah Sudah Anda Lakukan?

Bagaimana dengan Struktur dan Skala Upah di Perusahaan Anda?

Hai HC Practitioner,
Seorang klien sempat bertanya, “apa sih struktur dan skala upah itu? Memangnya wajib ya untuk membuatnya?”.

Pertanyaan ini mungkin mewakili pertanyaan beberapa orang yang merasa tidak memerlukan dalam menjalankan perusahaannya, meskipun sebenarnya ada banyak sekali manfaat yang diperoleh ketika sebuah perusahaan memiliki Struktur dan Skala Upah. Hingga akhirnya hal tersebut menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 1 tahun 2017  tentang Struktur dan Skala Upah (selanjutnya disebut Permenaker 1/ 2017).

Nah, untuk memperjelas isi dari peraturan ini, yuk coba kita bedah lebih dalam, sehingga Anda lebih siap dan komprehensif dalam menyusun Struktur dan Skala Upah (yang kemudian saya singkat sebagai SSU). Bagi Anda yang masih dalam proses penyusunan, mari kita cermati beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penerapannya berikut ini;

#1

Penyusunan dan Pemberlakuan Struktur Skala Upah

Dalam Pasal 2, disebutkan bahwa dalam menyusun SSU perlu memperhatikan Golongan, Jabatan, Masa Kerja, Pendidikan dan Kompetensi.
Untuk 2 hal pertama terkait dengan Golongan dan Jabatan, tentu saja erat hubungannya dengan struktur organisasi yang ada di masing-masing perusahaan. Lantas apa yang perlu Anda lakukan dengan struktur organisasi di perusahaan Anda? Apakah perlu untuk merubahnya? Jawabannya tentu saja sangat bervariatif, bisa tidak ada perubahan sama sekali, dirubah sebagian, atau bahkan dirombak total. Pilihan yang diambil pasti akan memiliki konsekuensi di masa yang akan datang, baik bagi perusahaan, maupun setiap karyawan yang terlibat di dalamnya.

Ketika perusahaan Anda hendak menjawab tantangan perubahan arah bisnis terkait dengan perubahan zaman, tentu saja pilihan untuk merombak struktur organisasi yang lama secara total menjadi sebuah pilihan yang baik. Yang artinya Anda mampu menyesuaikan struktur organisasi dengan kebutuhan perusahaan dalam jangka panjang. Namun ketika struktur organisasi hanya dirubah sebagian atau tidak berubah sama sekali, hal tersebut memiliki konsekuensi terkait dengan Labor Cost yang cenderung naik setiap tahun akibat adanya penyesuaian UMR.
Perkembangan teknologi dan informasi yang sangat pesat akhir-akhir ini, dapat membantu perusahaan dalam hal efisiensi dan efektivitas kerja, yang akhirnya membuat beberapa posisi dan jabatan sudah tidak diperlukan lagi. Hal ini tentunya akan membuat jumlah kebutuhan karyawan berkurang, atau setidaknya bergeser ke kompetensi lain yang lebih sesuai.
Terkait dengan masa kerja, hal ini perlu dipahami sebagai bentuk penghargaan atas loyalitas karyawan yang telah bertahan dan memberikan kontribusi selama dia bekerja. Menjadi sebuah hal yang wajar, bila karyawan yang lebih lama, mendapatkan tunjangan masa kerja yang lebih banyak, bila dibandingkan dengan karyawan yang baru bergabung. Kemudian muncul pertanyaan menarik dari klien kami yang lain,

“Bukankah semakin lama karyawan bekerja semakin tidak produktif, karena usia yang semakin menua?”

Tak dapat dipungkiri bahwa menjadi tua adalah sebuah kepastian yang akan dialami setiap manusia. Tetapi dalam kaitannya masa kerja ini, pemahaman tentang produktivitas biasanya terpaksa dikesampingkan dahulu, karena hanya melihat sisi loyalitas dan kontribusi yang sudah diberikan selama bekerja.

 Sementara terkait dengan pendidikan, sebetulnya SSU memberikan peluang penghargaan bagi karyawan yang sudah meluangkan waktu, pikiran, tenaga, dan tentu saja biaya untuk mengenyam pendidikan yang lebih tinggi, sesuai dengan kemampuan akademik dan sosial ekonomi yang dimiliki masing-masing karyawan. Sehingga dirasa pantas ketika atas pemahaman ini, maka mereka yang memiliki gelar S3 akan mendapat penghargaan yang lebih tinggi dibandingkan dengan mereka yang S2. Berlaku juga sama S2 lebih tinggi dari S1, dan seterusnya hingga jenjang pendidikan yang lebih rendah

Namun bagaimana ketika ada seorang karyawan di perusahaan klien, bingung, karena dia hanya memiliki ijazah SMA, tetapi sudah mengikuti banyak kursus dan mendapatkan sertifikasi nasional maupun internasional di bidang kerjanya selama ini? Lantas apakah hanya karena berijazah SMA, ia tidak mendapatkan penghargaan terkait dengan pendidikan? Nah, hal kelima terkait dengan kompetensi–lah yang mampu menjawab pertanyaan ini.

Ketika hal itu yang terjadi, tentu saja kita perlu memikirkan  posisi karyawan tersebut. Apa yang terjadi ketika Anda tidak mempedulikan pendidikan informal yang sudah dilalui seorang karyawan? Ketika kompetensi kerja yang dimiliki lebih tinggi, tentu ia layak mendapatkan upah yang lebih baik. Dimana hal ini tentu saja bersifat sangat positif, karena setiap orang dalam perusahaan akan berlomba untuk menaikkan kompetensi yang dimilikinya dengan berbagai cara. Bahkan memungkinkan mereka berinisiatif untuk memperkaya kompetensi yang dimiliki yang akan berdampak bagi kemajuan perusahaan itu sendiri.

Memasuki Pasal 3, kita bertemu dengan istilah upah pokok. Dimana ternyata yang perlu dimasukkan dalam SSU adalah HANYA upah pokok.
Mengacu pada PP 78 tahun 2015 tentang Pengupahan, khususnya pasal 5, dimana dimungkinkan perusahaan memberikan upah pokok, tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap, maka membagi segala bentuk upah yang ada saat ini menjadi sebuah pilihan yang dapat disesuaikan dengan karakteristik perusahaan dan tantangan ke depan.
Simulasi sederhana saja, ketika misalnya ada UMR dengan angka Rp 3.000.000,- dan perusahaan menerapkan sistem hanya upah pokok saja, maka yang perlu dimasukkan dalam SSU juga sebesar Rp 3.000.000,-. Menjadi berbeda ketika perusahaan menerapkan sistem upah pokok dan tunjangan tetap. Dalam PP 78 tahun 2015, pasal 41 tentang penetapan UMR, dijelaskan UMR merupakan upah minimum terendah, yang bisa terdiri dari upah pokok termasuk tunjangan tetap. Sesuai PP 78 tahun 2015, pasal 5 ayat 2, ketika perusahaan menerapkan sistem ini. Maka besarnya upah pokok paling sedikit 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Dimana dalam hal ini besarnya upah pokok yang perlu dimasukkan dalam SSU setara dengan Rp 2.250.000,-

Ketika Anda membaca Pasal 4, Anda akan menjumpai tahapan yang dapat dilakukan untuk menyusun SSU, yaitu berupa Analisa Jabatan, Evaluasi Jabatan, dan terakhir Penentuan Struktur dan Skala Upah.
Beberapa waktu sebelumnya, saya pernah membagikan tools yang dapat membantu Anda melakukan Analisa Jabatan atau sering saya sebut dengan All-in-One Job Analysis. Disana Anda akan menjumpai beberapa bagian terkait dengan Job Specification, Job Requirement serta Job Description, bahkan sampai pada KPI (Key Performance Indicator) setiap pekerjaan. Yang tentu saja ketika Anda sudah pernah menggunakannya, Anda akan lebih mudah menyusun SSU saat ini.

Setelah Anda memiliki Analisa Jabatan, akan dijumpai bobot pekerjaan yang beratnya berbeda-beda. Sehingga Anda perlu melakukan Evaluasi Jabatan, dengan membandingkan semua jabatan yang ada dalam perusahaan. Tentu saja Anda tidak mau membayar orang dengan upah yang tinggi, padahal bobot pekerjaannya ringan, atau justru membayar upah yang terlalu rendah bagi bobot pekerjaan yang ternyata cenderung lebih berat, sehingga karyawan menjadi tidak termotivasi dalam bekerja.

Anda dapat menggunakan berbagai macam metode yang menurut Anda paling sederhana dan tentu saja yang paling sesuai dengan kompleksitas perusahaan Anda. Baik itu metode ranking, klasifikasi jabatan, perbandingan faktor ataupun sistem poin. Tentu saja proses setiap metode akan memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing yang perlu di antisipasi, yang biasanya saya uraikan dalam workshop Strategic Compensation & Benefit Management.

Jika Anda sudah menjalankan dua tahapan terkait dengan Analisa Jabatan dan Evaluasi Jabatan, anda hanya perlu melakukan penentuan SSU yang lebih konkret dan menuangkannya ke dalam angka rupiah. Tentu saja dengan memperhatikan kemampuan keuangan perusahaan serta tidak lupa memperhatikan ketentuan tentang upah minimum yang berlaku di wilayah kerja perusahaan. Anda dapat melihat bagian lampiran dalam Permenaker ini, dimana akan dijumpai beberapa pilihan cara untuk melakukan proses penyusunan SSU yang paling sesuai dengan kondisi perusahaan. Tantangan terbesar dalam proses penentuan ini adalah terkait dengan penyesuaian upah yang ada saat ini, dengan gambaran upah ke depan yang akan diberikan kepada karyawan, terkait dengan upah bulanan, tunjangan hari raya, bahkan sampai dengan persiapan dana pensiun atau ketika terjadi pemutusan hubungan kerja

#2

Pemberitahuan dan Peninjauan Struktur dan Skala Upah

Apa yang perlu Anda lakukan selaku HC Practitioner ketika sudah selesai menyusun SSU? Permenaker 1/ 2017 mengatur secara tegas tentang hal tersebut, yaitu :

Pertanyaan ini mungkin mewakili pertanyaan beberapa orang yang merasa tidak memerlukan dalam menjalankan perusahaannya, meskipun sebenarnya ada banyak sekali manfaat yang diperoleh ketika sebuah perusahaan memiliki Struktur dan Skala Upah. Hingga akhirnya hal tersebut menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan sebagaimana diatur dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan No. 1 tahun 2017  tentang Struktur dan Skala Upah (selanjutnya disebut Permenaker 1/ 2017).

Nah, untuk memperjelas isi dari peraturan ini, yuk coba kita bedah lebih dalam, sehingga Anda lebih siap dan komprehensif dalam menyusun Struktur dan Skala Upah (yang kemudian saya singkat sebagai SSU). Bagi Anda yang masih dalam proses penyusunan, mari kita cermati beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penerapannya berikut ini;

#3

Sanksi Administrasi

Peraturan yang ditetapkan oleh pemerintah pada dasarnya memiliki tujuan yang baik dalam mengatur struktur dan skala upah bagi karyawan. Lantas apa yang terjadi jika perusahan tidak melakukan penyusunan SSU?

 Menjadi hal yang wajar bila sebuah peraturan akan memiliki konsekuensi apabila terjadi pelanggaran. Permenaker 1/ 2017 juga mengaturnya dalam pasal 12, yaitu berupa sanksi administratif. Mengacu kepada peraturan perundangan yang berlaku, jenis sanksi administratif ini dapat ditemukan dalam PP 78 tahun 2015, pasal 59 ayat (2);

  • Teguran tertulis
  • Pembatasan kegiatan usaha
  • Penghentian sementara sebagian atau seluruh alat produksi, dan
  • pembekuan kegiatan usaha

#4

Ketentuan Peralihan

Selama SSU belum selesai disusun dalam perusahaan anda, maka struktur upah yang sudah berjalan selama ini tetap berlaku, dan tidak menghilangkan kewajiban perusahaan untuk melakukan pembayaran upah kepada para karyawannya.

 Tanggal 23 Oktober 2017, ditetapkannya oleh Permenaker ini maka akan menjadi hari batas terakhir untuk Anda melakukan proses penyusunan dan penerapan SSU, serta pemberitahuan secara internal kepada karyawan dalam perusahaan

Nah, HC practitioner, demikian 4 hal terkait penerapan SSU yang perlu mendapatkan perhatian. Jika Anda masih memiliki kesulitan dalam proses penyusunan SSU, anda bisa meluangkan waktu untuk bergabung dalam workshop Strategic Compensation & Benefit yang kami adakan, dimana tidak hanya berbicara tentang SSU, tetapi jauh lebih lengkap tentang Compensation & Benefit yang lebih strategis untuk perusahaan.

Waktu terus berjalan, selamat menyusun SSU ya HC Practitioner!

Let’s Connect with Sinergia Consultant.

Akses Video Series Rahasia Sukses Perusahaan Hebat Dunia. GRATIS!!