7 Peran Human Capital (dalam) meningkatkan PROFIT perusahaan

Article

Dec 06

“Berurusan dengan dept HC (Human Capital), pasti ujung-ujungnya duit, hanya jadi biaya saja, tidak nambahi malah mengurangi profit”, celetukan seorang bos di sebuah perusahaan.

Celetukan semacam itu mungkin terkesan “agak kasar” bagi personil HC yang mendengarnya, padahal sebetulnya banyak cara yang bisa dilakukan untuk menunjukkan bahwa uang yang telah dikeluarkan oleh perusahaan sebenarnya dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan itu sendiri.

Dalam meningkatkan profit, ada beberapa hal yang dapat dilakukan, salah satunya adalah mengurangi cost atau beban biaya yang ada, meskipun dalam pelaksanaannya tetap harus berpegangan pada berbagai peraturan yang ada.

Sebenarnya ada beberapa hal yang dapat dilakukan oleh HC personil untuk mengurangi Cost di dept. HC, mari coba kita telusuri.

  1. Rekrutmen

HC personil, pernahkah tiba-tiba dimintai untuk memenuhi kebutuhan karyawan di sebuah Dept dalam perusahaan  Anda dalam waktu singkat?

Umumnya yang dilakukan adalah segera memasang iklan di media massa, portal-portal lowongan pekerjaan dan lain sebagainya. Apakah ini salah? Tentu tidak. Tapi biasanya membutuhkan biaya (besar) untuk melakukannya. Belum lagi efektivitasnya masih patut dipertanyakan, berapa banyak kandidat qualified yang akan mengirim lamaran?

Setelah mendapatkan kandidat karyawan pun, masih ada proses seleksi yang dilakukan dalam waktu yang terbatas dengan berbagai tes yang ada, yang dapat menyita waktu dan tenaga HC personil, dan terkadang malah menghasilkan kandidat yang tidak sesuai permintaan. Akhirnya segala biaya yang telah keluar menjadi sia-sia.

Ide PICT-nya,coba kembangkan bank data kandidat karyawan, yang dapat dilakukan oleh setiap HC personil yang bertugas di bagian rekrutmen, dengan mengikuti berbagai event job fair yang gratisan, atau yang berbiaya murah, sebelum permintaan itu muncul. Lalu lakukan proses seleksi secara berkala sehingga proses dapat dilakukan secara baik dan menghasilkan kandidat yang baik pula.

 

  1. Mengukur Beban Kerja Karyawan

Ketika organisasi semakin berkembang, umumnya ada permintaan tambahan orang untuk melakukan pekerjaan yang juga semakin berkembang.  Dalam titik ini, peran HC personil sangatlah krusial untuk menganalisa kebutuhan riil yang ada. Apakah memang sudah waktunya menambah personil baru, ataukah hanya cukup melakukan kebijakan overtime bagi SDM tertentu.

Meskipun overtime mengandung biaya juga, tapi mungkin saja biaya yang harus dikeluarkan akan lebih kecil dibandingkan dengan menambah personil baru.

Lalu pertanyaannya siapa yang harus menjalankan overtime tersebut?

Ide PICT-nya,sebelum menunjuk SDM yang ada baiknya kita melakukan work load analysis terlebih dahulu, sehingga SDM yang sudah ada saat ini, benar-benar memberikan kontribusi optimal bagi peningkatan profit perusahaan.

 

  1. Job Desc dalam Struktur Organisasi

Sudah punya analisa Jabatan untuk semua posisi SDM dalam struktur organisasi?

Analisa Jabatan, salah satunya akan menghasilkan Job Desc bagi setiap SDM yang ada, dimana kita dapat mengatur siapa yang mengerjakan apa, uraiannya seprti apa, target kerja dan hasil yang diharapkan seperti apa.

Pertanyaanya berlanjut, yakin bahwa tidak ada tumpang tindih pekerjaan diantara para SDM yang ada? Bila suatu saat kita menjumpai 2 orang mengerjakan hal yang sama, atau bahkan tidak ada yang mengerjakan hal tersebut sama sekali, maka patut diduga bahwa Job Desc yang ada merupakan sumber berkurangnya profit perusahaan. Lho kok bisa? Karena artinya kita memberi upah kepada 2 orang yang berbeda posisinya, tapi tumpang tindih mengerjakan 1 hal yang sama.

Ide PICT-nya,coba cek ulang semua job desc yang ada, pastikan bahwa semua posisi SDM memang tidak ada yang tumpang tindih pekerjaannya.

 

  1. Upah

Pos pengeluaran ini pasti ada di hampir semua perusahaan. Karena memang pada akhirnya, SDM yang bekerja di perusahaan digerakkan oleh kebutuhan mendapatkan uang untuk memenuhi segala kebutuhan hidupnya.

Umumnya SDM akan mendapatkan upah yang utuh pada waktu pembayarannya, meskipun ada beberapa hal yang bisa memotong pendapatannya tersebut, seperti denda keterlambatan, lupa absen, kondisi sakit tanpa surat dokter, dan masih banyak lainnya.

Umumya hal seperti ini sudah diatur dalam Compensation & Benefit Management dalam perusahaan.

Ide PICT-nya, HC personil memastikan bahwa upah setiap SDM diberikan sesuai kondisi data presensinya masing-masing. Ketika SDM tidak bekerja, artinya mereka tidak berkontribusi optimal kepada perusahaan sehingga Upah SDM bisa dipotong, sesuai dengan peraturan yang ada tentunya.

 

  1. Validasi Data

HC personil pasti sudah mengetahui, bahwa pekerjaan di dept HC sangatlah membutuhkan ketelitian yang akurat atas data yang ada. Misalnya, HC personil umumnya berperan besar dalam pengurusan proses pendaftaran ataupun saat terjadi klaim jaminan sosial, dimana terkadang terjadi miss-data, data yang diberikan tidak tepat atau hanya salah tulis/ ketik sehingga tidak sesuai dengan dokumen resmi yang ada, meskipun tak jarang kesalahan juga terjadi dari pihak provider.

Masalahnya, mengurusi hal ini membutuhkan waktu ke kantor provider menggunakan kendaraan kantor bahkan pribadi, terkadang juga pasti butuh mengantri. Perlu disadari perusahaan sudah berinvestasi ke HC personil, berupa waktu dalam perjalanan, waktu antri serta uang untuk BBM kendaraan.

Ide PICT-nya,mari biasakan data yang kita siapkan atau yang kita terima adalah data yang valid, sehingga HC personil tidak perlu bolak-balik ke kantor provider, yang akhirnya malah menjadi pemborosan tersendiri, menambah beban biaya perusahaan, dan mengurangi profit yang ada.

 

  1. Perlengkapan Kerja

Hal ini terkesan sederhana karena selain menjadi hak SDM juga menjadi kewajiban perusahaan untuk melengkapi SDM dengan berbagai peralatan dan perlengkapan yang mendukung pekerjaan.

Pernahkah berhitung sebenarnya berapa biaya yang dikeluarkan untuk satu orang SDM terkait peralatan dan perlengkapan kerja? Sudah tahu masa penyusutan barang-barang tersebut?

Ketika seorang SDM diberikan peralatan kerja yang seharusnya berumur minimal 1 tahun, tapi baru berumur 6 bulan, SDM tersebut sudah meminta penggantian, maka dipastikan bahwa perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk pos anggaran tersebut.

Bayangkan, jika separuh dari SDM yang kita miliki melakukan hal seperti ini? Alhasil, profit perusahaan sudah pasti tergerus.

Ide PICT-nya,cobalah buat Standard Operation Procedur pengelolaan peralatan dan perlengkapan barang-barang yang digunakan SDM, termasuk masa pakai/ penyusutannya, besaran uang pengganti atau bahkan denda ketika barang yang ada ternyata rusak atau hilang.

 

  1. Penggunaan Teknologi

Disadari atau tidak, banyak sekali paper work di dept HC yang harus dilakukan oleh HC personil. Ketika jaman sudah semakin maju, banyak pekerjaan tersebut cukup dilakukan melalui penggunaan teknologi informasi, karena dapat menghemat kertas yang harganya juga semakin meningkat terus, serta  membutuhkan tempat penyimpanan dokumentasi yang menghabiskan tempat di kantor.

Memang diakui, perpindahan dari kertas ke teknologi informasi membutuhkan biaya yang relative besar, tetapi sebenarnya hal ini dengan mudah dihitung sebagai penghematan biaya dalam kurun waktu tertentu.

Ketika masih banyak menggunakan kertas, umumnya kita membutuhkan beberapa SDM yang mengerjakan berbagai hal. Tetapi ketika menggunakan teknologi informasi, maka kebutuhan SDM dapat dikurangi dan dialihkan ke bagian lain yang membutuhkan, karena pekerjaannya sudah dilakukan oleh bantuan teknologi, dengan akurasi data yang lebih baik tentunya.

Ide PICT-nya, HC personil mulai dapat memilah mana pekerjaan yang dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi informasi seperti Human Capital Information System, sehingga beban kerja paper work dapat berkurang, dan mengoptimalkan waktunya untuk pengembangan SDM secara langsung, misalnya dengan Coaching & Counseling.

 

Mari berperan aktif meningkatkan PROFIT perusahaan melalui pekerjaan kita. (RA)

Akses Video Series Rahasia Sukses Perusahaan Hebat Dunia. GRATIS!!