Siapkan 5 AREA INVESTASI SDM ini di 2018

Article

Nov 14

 BO :

Business Owner

R :

Rizky, HC Manager

 BO :

Rizky, kamu orang yang bertugas ngurusi SDM di perusahaan kita kan?

 R :

Betul, ada yang bisa saya bantu Pak?

 BO :

Saya itu mau tanya, kenapa departemenmu itu selalu minta duit terus ke dept keuangan?

 R :

Maaf, kalo saya boleh tahu, dana apa ya yang dimaksud?

 BO :

Mau pasang iklan lah, job fair lah, training lah, beli seragam, apa lagi itu, banyak banget! Apa pentingnya? Kamu tahu kondisi keuangan kita lagi menurun tahun ini? Saya ga melihat SDM kita makin bagus karena duit yang departemenmu minta lho…

 R :

Saya paham pak kondisi yang bapak maksud. Boleh saya coba jelaskan penggunaannya?

Halo HC Practitioner,

Cukup familiar dengan percakapan diatas?

Bayangkan bila ditanya dengan intonasi yang berapi-api dan meledak-ledak, seolah-olah departemen HC jadi bagian yang paling sering meminta-minta uang ke bagian keuangan dan “mengurangi” pendapatan perusahaan. Ujung-ujungnya, membuat kinerja keuangan perusahaan jadi menurun dibandingkan tahun lalu.

Apakah Anda sudah punya cukup jawaban jika mendapat pertanyaan yang sama seperti Rizky? Bila sudah memilikinya, coba kita cek ulang jawaban Anda. Disini kami akan membahasnya melalui area-area yang terdapat dalam Human Capital ARTchitect

#1

Area Organizational Development Management (ODM)

Apakah perusahaan Anda sudah memiliki visi-misi dan budaya perusahaan?

JIka Anda sudah memiliki, maka apa manfaat dari dokumen tersebut? Atau apa yang Anda lakukan dengan memiliki dokumen tersebut?

Pada salah satu klien kami, setiap sebelum masuk kerja, mereka mengadakan briefing harian secara rutin. Dalam kesempatan itu, secara bergantian setiap SDM diwajibkan memberi cerita tentang kehidupannya secara singkat. Tentu saja terkait dengan visi, misi atau budaya perusahaan. Harapannya jelas, itu semua bukan hanya menjadi pengetahuan (knowledge), tetapi bisa sampai pada perilaku nyata (attitude) sehari-hari setiap SDM.

Kalau saja visi-misi dan budaya perusahaan ini sudah berjalan, maka dana investasi berupa media promo (hiasan dinding, spanduk) akan memberi nilai tambah bagi kelangsungan hidup perusahaan. Pada hal ini setiap SDM benar-benar menghidupi semua nilai yang ada.

Masih termasuk dalam area ODM ini, apakah Anda sudah menyusun kamus kompetensi untuk perusahaan Anda? Pekerjaan ini memang agak rumit, tetapi mau tidak mau harus dilakukan review secara berkala. Hal ini diperlukan agar tetap update sesuai dengan kondisi zaman atau berkembangnya perusahaan.

Salah satu hal yang membuat kinerja departemen HC dianggap tidak memberikan kontribusi kepada perusahaan adalah bila ternyata kompetensi karyawan yang ada selama ini, tidak mampu memberikan dampak kepada proses kerja SDM. Pastinya, ujung-ujungnya adalah mendukung peningkatan kinerja keuangan perusahaan.

Bayangkan sebuah area kerja dimana pekerjaan lama yang menggunakan banyak kertas dan dokumen. Ternyata saat ini sudah sedemikan mudahnya dilakukan karena didukung penggunaan teknologi maju. Jika kompetensi SDM lama tidak diubah, apa yang akan terjadi? Perusahaan akan mudah “didahului” oleh kompetitor yang sudah menyiapkan kompetensi SDM dengan standar kemajuan teknologi tadi. Jadi, kapan nih mau mulai review kamus kompetensi di perusahaan anda?

Dari pengalaman kami dalam mendampingi coaching departemen HC di berbagai perusahaan selama ini, ternyata ada proses yang “menghabiskan” biaya dalam menysun kamus kompetensi yang baru. Mulai dari waktu yang tersita untuk interview dengan pemegang jabatan, melakukan studi banding ke perusahaan sejenis, mengikuti training penysunan kompetensi dan masih banyak lagi. Tentu saja biaya yang sudah keluar ini, akan memberikan timbal balik yang memadai bagi perusahaan, bila ternyata kompetensi yang dihasilkan, benar-benar menjawab kebutuhan dan tantangan perusahan saat ini dan beberapa waktu ke depan.

Melakukan perombakan struktur organisasi dalam perusahaan, baik dengan menambah atau mengurangi bagian kerja yang ada selama ini, ternyata juga menjadi sebuah investasi yang dilakukan departemen HC. Dengan perkembangan zaman yang terjadi saat ini, maka penghilangan atau penggabungan beberapa fungsi kerja, kemungkinan besar dapat dilakukan. Hal ini akan berdampak langsung pula terhadap keuangan perusahaan.

Bila anda melakukan penggabungan bagian, akan ada penghematan yang mampu dicapai oleh perusahaan. Demikian juga bila yang dilakukan adalah penambahan bagian kerja, tentu saja dilakukan karena untuk mendukung optimalisasi fungsi kerja dalam perusahaan.

#2

Area Industrial Workforce Management (IWM)

Memasuki area IWM, Investasi apa yang paling mudah dilakukan di dalam perusahaan yang sudah berjalan selama ini?

Sebagai contoh, kami berikan ilustrasi sebuah kasus. Sebuah perusahaan menerapkan denda berupa uang, apabila SDM terlambat. Pada waktu peraturan ini disusun nominal yang ditetapkan cenderung besar dibandingkan upah sehari bagi yang terlambat. Namun setelah sepuluh tahun berjalan, nominal dalam peraturan ini tetaplah sama, padahal seperti kita ketahui, upah minimum saja selalu mengalami kenaikan. Apa yang terjadi? SDM sedikit demi sedikit mulai bertambah banyak yang terlambat, karena menganggap denda yang ada cenderung kecil nilainya.

Dari kasus ini tentu saja, kita belajar bagaimana melakukan pengkajian ulang secara berkala nominal denda yang menjadi sebuah hal yang penting. Bukan masalah nominal uang yang menjadi penghematan perusahaan, melainkan menjaga tingkat kedisiplinan SDM, tentu saja akan berdampak positif bagi proses kerja SDM tersebut dan bagi perusahaan.

Sayangnya, ketika merubah aturan yang sudah terlanjur sekian lama berjalan, tentu akan menimbulkan biaya baru, misalnya biaya sosialisasi atau penggandaan buku peraturan bagi setiap SDM. Tetapi bayangkan bila ternyata jika hal ini yang Anda lakukan, dan tingkat kedisiplinan SDM tetap terjaga bahkan meningkat, keuntungan apa yang akan didapat oleh perusahaan?

Setiap SDM yang baru bergabung dalam perusahaan, tentu saja akan menandatangani surat perjanjian kerja. Biasanya dalam perjanjian tadi akan menggunakan meterai, untuk memperkuat perjanjian itu sendiri. Sekarang coba Anda perhatikan isi surat perjanjian yang ada selama ini, apakah semua pasalnya sesuai dengan peraturan resmi pemerintah

Bila sudah sesuai, maka penggunaan meterai tentu saja akan melindungi perusahaan bila dikemudian hari pihak SDM yang melanggar surat perjanjian tersebut, dan tentu saja ini akan menjadi investasi yang menguntungkan pihak perusahaan, sehingga bisa digunakan dalam proses hukum formal.

Sekarang bila jawabannya ternyata ada beberapa pasal yang masih belum sesuai, tetapi anda masih menggunakan meterai, dan akhirnya surat perjanjian tersebut akan menjadi batal demi hukum. Apakah penggunaan meterai menjadi investasi yang baik untuk diteruskan? Tentu saja saya berharap, bahwa perusahaan Anda akan tetap menyesuaikan ketentuan yang sudah ditetapkan pemerintah.

#3

Area Compensation & Benefit

Area ini tentu saja menjadi menarik dibicarakan, apalagi berbicara mengenai biaya investasi bagi setiap SDM. Anda memberi upah kepada SDM, merupakan sebuah bentuk investasi yang paling nyata. Dan setiap investasi yang sudah dikeluarkan, tentu saja mengharapkan timbal balik yang sepadan, dalam hal ini yaitu kinerja SDM yang seharusnya juga optimal

Berbicara tentang upah SDM, memang tidak akan ada habisnya, apalagi anda sebagai seorang HC Practitioner. Disatu sisi mewakili SDM, tentu saja Anda berharap dapat menyusun struktur dan skala upah yang mampu mensejahterakan SDM. Tetapi disisi lainnya, mewakili kepentingan perusahaan, tentu saja menekan biaya yang muncul, dimana upah salah satunya, menjadi sebuah hal yang tidak bisa dihindari. (Baca: Artikel 5 Hal PENTING untuk Persiapan Kenaikan Gaji 2018)

Dalam kelas Strategic Compensation & Benefit Development yang ada, salah satu materinya berbicara tentang cara menginvestasikan upah dengan formula perhitungan yang seyogyanya dapat menjadi win-win solution bagi kedua belah pihak, SDM dan perusahaan. Salah satu yang dapat dilakukan adalah menata upah pokok, tunjangan tetap dan atau tunjangan tidak tetap dalam perusahaan, Dimana hal ini akan mampu memberi rasa aman bagi SDM, dan yang pasti tidak memberatkan perusahaan dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Sisi lain yang tidak bisa ditinggalkan yaitu terkait erat dengan berbagai manfaat atau fasilitas yang diberikan oleh perusahaan kepada SDM. Sebut saja misalnya area rekreasi dalam area perusahaan. Menginvestasikan dana untuk sekian meter persegi dalam lingkungan perusahaan, untuk menjaga suasana kerja yang nyaman dan santai, tentu saja akan berdampak menjaga kesehatan mental SDM dalam kondisi yang stabil dan mampu beradaptasi dalam menghadapi stres kerja yang cenderung meningkat dalam persaingan global saat ini.

#4

Area People Development Management (PDM)

Menginvestasikan sejumlah dana untuk menyusun dan melaksanakan penilaian kinerja secara berkala, yang mau tidak mau menghabiskan banyak kertas dan waktu, atau membuat penilaian kinerja dengan menggunakan aplikasi teknologi informasi, tentu saja merupakan investasi yang sebenarnya lebih banyak untungnya dibandingkan dengan kerugiannya. Dengan sistem yang baik, maka tentu saja berbagai kompetensi dan perfoma kerja SDM akan mampu dinilai secara baik, dan membedakan SDM yang produtif dan tidak.

Dalam beberapa kesempatan kelas Strategeic Assessment & Development Management, beberapa peserta bertanya mengenai hubungan asesmen dengan pencapaian target perusahaan? Melakukan proses asesmen yang tepat, tentu saja akan membantu anda selaku HC Practitioner untuk membuat training need analysis yang lebih tepat. Artinya departemen HC akan mampu memberikan program training yang berdampak.

Dalam sebuah kesempatan follow up training yang kami lakukan kepada sebuah perusahaan otomotif, seorang supervisor sales bercerita bahwa setelah training yang diberikan beberapa waktu yang lalu, ternyata timnya mampu mencapai target kerja yang ada dengan sangat baik. Bahkan target yang seharusnya untuk sampai akhir tahun, sudah berhasil dilampaui pada bulan Oktober lalu. Investasi yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan dalam bentuk training, terutama menggunakan vendor dari luar, ternyata mampu memberikan return on investment (ROI) yang sangat baik. berupa pencapaian target kerja, yang berdampak langsung terhadap pencapaian profit perusahaan.

#5

Area Employment Management (EM)

Pada area ini, seperti pertanyaan BO kepada Rizky, tentang penggunaan dana perusahaan untuk pentingan pasang iklan lowongan, mengikuti job fair dan lain sebagainya, tentu saja bisa menjadi investasi yang baik. Bila dari proses yang ada mampu menghasilkan kandidat SDM yang memang benar sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Dalam sebuah email yang masuk ke kami, ada pertanyaan bagaimana bisa mendapatkan kandidat SDM ini? Tentu saja Anda selaku HC Practitioner mampu menjawabnya, apalagi jika bukan menyusun sistem penyebaran lowongan kerja dengan efektif. Baru setelah itu kemudian menyusun tahapan rekrutmen dengan tepat, menggunakan tools dan metode yang tepat, termasuk juga mencari dan kemungkinan menggunakan vendor rekrutmen. (Baca Artikel: 5 Tips Memilih Vendor Rekrutmen untu Perusahaan Anda)

Investasi dalam mencari kandidat SDM tentu saja menjadi biaya rutin yang dikeluarkan perusahaan, apalagi jika turn over yang ada cenderung tinggi. Mengembangkan talent management, atau bahkan membuat jalur kerja seorang SDM hingga mencapai pensiun misalnya, akan sangat membantu mengoptimalkan investasi yang sudah dikeluarkan tadi, sehingga mampu menekan angka turn over yang ada.

Investasi lain yang bisa dilakukan adalah dalam bentuk aplikasi teknologi informasi seperti Human Capital Information System. Dengan sistem teknologi ini, akan menghemat penggunaan kertas dan bisa mempercapat proses kerja yang ada. Tapi program seperti ini mahal? Jika Anda mampu melihat dari sudut pandang lain, dimana penggunaan aplikasi seperti ini akan mampu mengurangi beban kerja seorang admin dalam departemen HC, sehingga bisa dialihkan dan dioptimalkan untuk fungsi pekerjaan lain, tentu saja akan mengurangi biaya upah departemen HC.

HC Practitioner, apakah uraian diatas sudah cukup memberikan INSIGHT, jika sewaktu-waktu Anda ditanya oleh atasan atau Bussiness Owner di perusahaan, tentang apa dana yang dipergunakan departemen HC selama ini?

Jika Anda masih memiliki pertanyaan, lebih lanjut, anda bisa berdiskusi dan bergabung dalam kelas-kelas yang kami selenggrakan dalam waktu dekat ini yaitu; Strategic Compensation & Benefit Development atau Strategic Assessment & Development Management. Atau bisa kontak dan berdiskusi bersama tim kami di info@sinergiaconsultant.com atau via WA 0896.7599.1158.

Let’s Connect with Sinergia Consultant ya!
Stay #ARTmazing semuanya