5 Tips Memilih Vendor Rekrutmen SDM untuk Perusahaan Anda

Article

Jul 10

Tidak dipungkiri bahwa makin hari peran SDM dalam menjalankan proses bisnis semakin penting. Pemilihan SDM yang kompeten menjadi salah satu tantangannya. Masalahnya adalah saat perusahaan tidak memiliki orang yang berkompeten untuk melakukan pemilihan dan pengembangan SDM, khususnya pada departemen HRD. Akhirnya pilihan untuk melibatkan jasa pihak ketiga menjadi salah satu alternatif pilihannya.

Pihak ketiga atau vendor yang digunakan, biasanya membantu proses seleksi, asesmen, dan pengembangan SDM. Pada beberapa perusahaan, vendor dapat terlibat lebih jauh, hingga mendampingi pengembangan Human Capital System yang terintegrasi.

Pengalaman bekerjasama dengan berbagai perusahaan, beberapa kisah pun saya dengar dari mereka. Mulai dari kepuasan mereka bekerja sama dengan vendor tertentu, hingga kekecewaan mereka terhadap proses kerjasama dengan vendor yang mereka pilih. Salah satu hal yang membuat mereka kecewa misalnya saja adalah hasil tes seleksi yang kurang tepat. Dalam laporan psikologis, kandidat SDM dinilai kompeten untuk menjadi bagian dalam perusahaan. Namun belum satu bulan bekerja, ternyata kompetensi yang dimiliki tidak sesuai dengan apa yang dilaporkan.

Contoh lain misalnya, ada sebuah perusahaan yang mengirimkan 20 orang kandidat calon karyawannya pada sebuah vendor. Mereka membutuhkan 10 SDM. Setelah dilakukan tes seleksi oleh vendor, ternyata mereka hanya merekomendasikan 2 orang saja untuk diterima menjadi SDM. Nah, padahal biaya yang dikeluarkan sudah cukup besar, bukan?

Masih banyak lagi cerita mengenai vendor dalam melakukan proses rekrutmen ini. Termasuk diantaranya, asumsi bahwa vendor yang bagus adalah vendor yang “mahal” investasinya. Ada harga ada rupa. Padahal, masalahnya kadang bukan hanya soal biaya, namun kecocokan perusahaan dengan vendor ini.

Di kota Anda, mungkin banyak alternatif vendor yang memberikan penawaran pada Anda dengan berbagai produk, metode, dan harga. Bagaimana cara memilih vendor yang tepat untuk perusahaan Anda? Ikuti 5 tips yang telah saya rangkum dibawah ini ya;

1. Komunikasikan kebutuhan Anda

"Saya mau merekrut SDM, untuk posisi staf keuangan. Bisa dibantu kapan ya tesnya?"

Sayangnya vendor yang Anda kontak tidak bertanya lebih detail. Pembicaraan selanjutnya hanya hal teknis terkait dengan biaya dan waktu pelaksanaan. Pada dasarnya adalah hak dan kewajiban Anda untuk memberikan informasi lebih detail pada vendor tersebut. Apakah Anda yakin ia sudah benar-benar memahami kebutuhan Anda?

Seorang klien, ia telah mempercayakan proses rekrutmen SDM-nya pada saya sejak 13 tahun yang lalu. Walau sudah bertahun-tahun bekerja sama, namun kami selalu menyempatkan diri untuk duduk bersama, membahas detail kebutuhan SDM yang diperlukan. Salah satu kejadian, saya membantunya untuk “mengisi” kantor cabang baru. Ia membutuhkan 30 orang SDM yang terdiri dari 3 departemen. Maka dari sekitar 600 kandidat yang sudah melalui seleksi berkas lamaran, kami menyepakati bahwa kriteria pertama yang digunakan untuk menyeleksi adalah aspek inteligensi.

Maka dalam tes yang menggunakan sistem gugur ini, saya menyeleksi pertama dengan tes inteligensi. Salah satu hal yang membuat saya menyetujui kriteria ini adalah karena mereka juga telah mempersiapkan sistem pelatihan untuk mengembangkan kompetensi para SDM baru ini. Dengan demikian kompetensi dan etos kerja menjadi prioritas berikutnya karena mereka sudah mempersiapkan sistem pengembangannya.

Nah, dalam perusahaan yang sama, namun beda kantor cabang atau daerah, bisa saja memiliki kebutuhan dan kesiapan yang berbeda. Untuk itulah perlu adanya pengenalan yang cukup antara klien dengan vendor.​

2. Sepakati alat ukur yang digunakan

Ambil saja satu contoh – Tes Kemampuan Kepemimpinan. Tahukah Anda bahwa ada banyak sekali jenis tes untuk mengukur karakter dan kompetensi seorang pemimpin? Metode yang ditawarkan pun tidak hanya paper and pencil test, namun ada metode lain yang sangat bervariatif dan berkembang.

Nah, jika Anda bekerja sama dengan vendor A, belum tentu ia menggunakan alat ukur yang sama untuk sebuah kompetensi; seperti yang digunakan oleh vendor B. Perbedaan penggunaan alat ukur ini bisa menghasilkan standar hasil pengukuran yang berbeda; sehingga Anda tidak bisa membandingkannya.

Misalnya saja, ada vendor A yang menggunakan DISC sebagai kriteria melihat kepemimpinan. Katakanlah dari DISC-nya harus nilai D (dominance)​ yang tinggi untuk memenuhi kriteria sebagai pimpinan. Vendor B menggunakan Papikostik untuk melihat kriteria kepemimpinan ini. Mari sekarang kita lihat, apa bedanya kepemimpinan dilihat dari DISC vs Papikostik ini.

KEPEMIMPINAN " DISC " :

Dalam DISC, secara umum orang Dominan sering diasumsikan sebagai orang yang memiliki bakat kepemimpinan. Padahal di sisi lain, menurut saya 3 tipologi yang lain juga bisa mempimpin, namun tentu saja dengan gaya kepemimpinan yang berbeda.
Tipe Dominan biasa identik dengan pribadi yang suka perubahan, percaya diri, mandiri, tegas, aktif, memiliki jiwa petualang, mampu mempersuasi orang lain dan seringkali memiliki jiwa pendobrak.

KEPEMIMPINAN " PAPIKOSTIK " :

Dalam Papikostik, kepemimpinan dilihat dari 3 aspek:

  • Peran sebagai pemimpin
  • Kebutuhan untuk mengatur orang
  • Pengambilan keputusan

Kurang lebih begini penjelasannya :

- Peran sebagai pemimpin

Ini adalah tingkat dimana seseorang memproyeksikan dirinya sebagai pemimpin dimana ia juga memberdayakan orang lain untuk mencapai tujuannya. Kombinasi dengan skor di aspek yang lain dapat menunjukkan gaya kepemimpinannya lebih bersifat persuasif, demokratis, atau otoriter.

- Kebutuhan untuk mengatur orang lain

Skor di aspek ini mengacu pada tingkat kebutuhan untuk menerima tanggung jawab atas pekerjaan dan tindakan orang lain.

- Pengambilan keputusan​

Dalam papikostik, peran pemimpin juga dinilai dari cara seseorang mengambil keputusan. Apakah ybs suka menunda atau menolak mengambil keputusan? Apakah ia cenderung ragu-ragu atau bahkan terlalu berhati-hati dalam mengambil keputusan? Atau apakah seseorang dapat dengan mudah mengambil keputusan, bahkan dapat menanggung risiko besar dari keputusan yang dibuatnya?

Nah, jika Anda lihat perbandingan kedua alat ukur tersebut, kita sekarang dapat melihat perbedaannya. Sama-sama mengukur kepemimpinan namun detail aspek yang terkandung di dalamnya dapat berbeda. Inilah maksud saya, bahwa kita harus memiliki standardisasi alat ukur agar aspek yang diukur pun sesuai.

Idealnya Anda sendiri sebagai Human Capital Practitioner memiliki standarisasi, alat ukur apa saja dan alternatifnya dalam melakukan asesmen maupun rekrutmen. Komunikasikan atau cross check jenis​ alat tes tersebut pada vendor yang Anda ajak kerjasama. Tanyalah dengan detail dan pasti, alat tes apa saja yang digunakan sehingga hasil pengukuran Anda dapat lebih obyektif.

3. Sepakati format laporan

Setelah Anda mendapatkan hasil tes atau hasil asesmen dari vendor Anda, apakah Anda benar-benar dapat memahami laporan yang diberikan? Kadang dengan format laporan yang berbeda, membuat kita perlu menyesuaikan diri dan benar-benar menyimak laporan tersebut sebelum memahaminya. Selain itu, perlu dipertimbangkan pula siapa yang mengakses laporan ini nantinya. Bisa jadi kepala produksi Anda – sebagai orang yang nantinya akan bekerjasama dengan SDM yag direkrut ini, ternyata kesulitan memahami bahasa laporan..

Biasanya, format laporan untuk rekrutmen tidak terlalu kompleks. Kepentingannya adalah memotret pribadi kandidat, tahu gambaran psikologisnya secara umum, kelebihan atau kompetensi yang dimiliki dan juga kelemahan yang perlu dikembangkan lagi.​

Gambar diatas ini adalah salah satu psikogram atau ringkasan laporan yang biasa kami gunakan. Bagan ini menunjukkan kompetensi-kompetensi yang perlu dimiliki oleh kandidat yang dinilai. Sedangkan area kuning menunjukkan nilai minimal yang harus dimiliki oleh ybs. Garis hitam tebal adalah indikasi dari nilai aktual yang didapatkan atas kompetensi yang dinilai. Format lengkapnya dapat Anda lihat di Free Gift One Page Concept Report

Dengan menggunakan bagan tersebut, laporan kita dapat dipahami dan dicerna dengan mudah oleh user. Anda dapat juga mengembangkan format lain yang mudah diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan untuk membaca laporan ini nantinya.

4. Kredibilitas Vendor

Coba jawab pertanyaan sederhana ini; atas kriteria apa Anda memilih vendor? kualitasnya? Atau harganya yang cocok dengan kantong perusahaan?

Portofolio atas layanan jasa dan juga testimoni dari klien yang menggunakan vendor tersebut memang penting. Namun ada baiknya juga, Anda melakukan cek ulang pada rekan sejawat Anda yang mungkin pernah menggunakan jasa serupa. Biasanya, referensi dan pengalaman dari teman sejawat ini lebih dapat dipercaya bagi beberapa pihak.

Hal lain yang dapat Anda lakukan seandainya Anda tidak mendapatkan referensi adalah meminta fasilitas trial.​ Mungkin Anda bisa mengirim salah satu rekan kerja Anda yang sudah Anda kenal benar, atau bahkan menjadikan diri Anda sendiri sebagai subyeknya – untuk mengalami benar-benar proses penilaian yang dilakukan oleh vendor tersebut. Dari sini Anda akan makin tahu seberapa validitas dan kredibiitas yang dimiliki oleh vendor tersebut.

Memastikan kredibilitas vendor adalah hal yang sangat penting, karena kita sedang menginvestasikan dana perusahaan dalam proses rekrutmen dan penilaian ini. Di sisi lain, ketika terjadi proses yang salah, akibatnya juga biaya dan waktu yang terbuang .​

5. Memiliki nilai-nilai professional yang sejalan dengan perusahaan Anda​

Tidak dapat dipungkiri dalam memilih atau memutuskan sesuatu, ada pertimbangan personal yang juga menjadi bahan pengambilan keputusan. Vendor yang profesional adalah vendor yang memiliki visi, misi juga nilai-nilai dalam proses layanannya. Baik bagi Anda untuk mengetahuinya dan melihat apakah nilai-nilai tersebut sejalan dengan visi perusahaan Anda.

Anda juga dapat meminta surat perjanjian kerja sama sebagai kelengkapan dokumennya. Vendor yang profesional pastinya tidak akan kesulitan dalam melengkapi dokumen-dokumen mereka.​

Nah, itulah 5 pertimbangan yang dapat dipikirkan saat menjalin kerjasama dengan vendor dalam melaksanakan rekrutmen dan penilaian SDM. Sesuai dengan layanan yang diberikan dalam proses rekrutmen atau asesmen, intinya adalah kerjasama antar kedua belah pihak untuk dapat memilih kandidat terbaik bagi perusahaan Anda.

Anda dapat mencoba berbagai macam vendor untuk dapat memilih kandidat bagi perusahaan Anda. Namun, tentu sangat baik saat Anda telah menemukan vendor yang telah dipercaya banyak perusahaan untuk menangani layanan rekrutmen atau asesmen yang Anda butuhkan.

Apapun yang Anda pilih, pastikan hal tersebut menguntungkan perusahaan Anda ya…

Let's Connect!​

Tidak dipungkiri bahwa makin hari peran SDM dalam menjalankan proses bisnis semakin penting. Pemilihan SDM yang kompeten menjadi salah satu tantangannya. Masalahnya adalah saat perusahaan tidak memiliki orang yang berkompeten untuk melakukan pemilihan dan pengembangan SDM

Akses Video Series Rahasia Sukses Perusahaan Hebat Dunia. GRATIS!!